Учёт в общепите с нуля: что и как считать в кафе

Учёт в общепите — это не бухгалтерия ради налоговой, а способ увидеть, где утекают деньги. Разбираем по шагам: что считать, в каком порядке и какие цифры держать под контролем, чтобы кафе не работало «в минус» при полном зале.

Зачем вообще вести учёт: деньги прячутся в мелочах

Полный зал и очередь на доставке — ещё не прибыль. В общепите средняя чистая маржа держится в районе 5–15%, а себестоимость продуктов (фудкост) съедает 25–35% выручки. Это значит, что «потерянные» 3% на списаниях и воровстве — это не мелочь, а половина вашей прибыли. Учёт в общепите нужен ровно для одного: чтобы вы видели, куда уходит каждый рубль, и могли на это влиять.

Владельцы часто думают, что учёт — это про налоговую и бухгалтера. На деле налоговый и управленческий учёт — разные вещи. Бухгалтер сдаёт отчётность государству. Управленческий учёт нужен лично вам, чтобы понимать: сколько стоит тарелка пасты, почему в пятницу «не хватило» мяса и уходит ли зарплата официантов в разумные рамки.

Простое правило: если вы не можете назвать себестоимость своего самого популярного блюда с точностью до рубля — учёта у вас пока нет, есть ощущения.

Три кита: что именно нужно считать

Весь учёт в кафе стоит на трёх опорах. Начинать нужно именно с них, всё остальное — надстройка.

• Складской учёт — движение продуктов: что закупили, что израсходовали, что осталось. Это фундамент, без него остальные расчёты — фантазии.
• Себестоимость и меню — сколько сырья уходит в каждое блюдо и сколько это стоит. Строится на технологических картах.
• Деньги — выручка, расходы, кассовые смены, оплата поставщикам. Здесь важнее всего дисциплина, а не сложные формулы.

Если вы только открываетесь, не пытайтесь внедрить всё сразу. Сначала наведите порядок на складе — это даст 70% результата.

Складской учёт в ресторане: с чего начать

Складской учёт в ресторане — это ответ на вопрос «сколько у меня чего есть прямо сейчас и куда это делось». Механика простая:

1. Приход. Каждая накладная от поставщика заносится в систему: наименование, количество, цена. Никаких «потом внесу» — товар без прихода в учёте не существует.
2. Расход. Продукты списываются со склада, когда продано блюдо (по технологической карте) или при порче/бое.
3. Остаток. Приход минус расход. Именно его вы сверяете с реальностью на инвентаризации.

Единицы измерения и фасовка

Классическая ошибка новичка — купили сыр «головками», а в карте он в граммах. Заведите для каждого продукта базовую единицу (граммы, миллилитры, штуки) и коэффициент пересчёта из фасовки поставщика. Иначе остатки поедут в первый же месяц.

Инвентаризация: не раз в год, а регулярно

Инвентаризация — это когда вы физически пересчитываете остатки и сравниваете с тем, что показывает система. Расхождение = недостача (или излишек). Для общепита нормальный ритм:

• Бар и алкоголь — раз в неделю (самая уязвимая зона).
• Дорогое сырьё (мясо, рыба, сыр) — раз в неделю или каждые 10 дней.
• Полная инвентаризация склада — раз в месяц.

Допустимая недостача по продуктам — около 0,5–1% от оборота позиции. Если стабильно больше — это либо ошибки в картах, либо порча, либо воровство. Регулярный пересчёт находит проблему за неделю, а не когда «вдруг нет прибыли по итогам квартала».

Технологическая карта и себестоимость блюда

Технологическая карта (техкарта) — это рецепт на языке учёта. В ней прописано, сколько граммов каждого продукта уходит в блюдо, с учётом потерь при холодной и тепловой обработке. Без техкарт система не знает, что списывать со склада при продаже, и весь складской учёт разваливается.

Себестоимость считается так: суммируете стоимость всех ингредиентов по текущим ценам закупки. Дальше — ключевая метрика фудкост:

Здоровый фудкост по заведению — 28–32%. Отдельные позиции могут выбиваться (кофе и напитки тянут маржу вверх, дорогое мясо — вниз), но средневзвешенный держите в этом коридоре. Когда закупочные цены растут, себестоимость надо пересчитывать — иначе вы продаёте блюдо, которое давно стало убыточным, и не замечаете этого.

Списания, порча и «человеческий фактор»

Отдельная статья, которую новички забывают, — это списания. Продукты портятся, блюда возвращают, бармен разбивает бутылку, повар «пробует». Всё это должно фиксироваться как расход с причиной, а не просто исчезать из остатков.

• Порча/срок годности — сигнал, что вы закупаете лишнее. Смотрите, что списывается чаще всего, и корректируйте заказы.
• Возвраты и ошибки кухни — если их много, проблема в процессах, а не в продуктах.
• Питание персонала — считайте отдельной статьёй, иначе оно растворится в «недостаче».

Правило: любое движение продукта имеет причину в системе. Как только появляется «просто пропало» — начинается неконтролируемый минус.

Как всё это автоматизировать: касса, программа, сервисы

Вести учёт в Excel можно на старте одной точки, но уже на втором месяце это превращается в ад ручного ввода. В общепите учёт строят вокруг товароучётной системы, связанной с кассой. Популярные решения — iiko, r_keeper, СБИС Presto, FrontPad, Dooglys. Логика у всех одна:

1. Официант пробивает блюдо на кассе.
2. Система по техкарте автоматически списывает ингредиенты со склада.
3. Вы в любой момент видите остатки, себестоимость и выручку в реальном времени.

Большинство касс отдают данные через API — это позволяет подключать внешние сервисы поверх учёта: аналитику, доставку, чат-ботов. Здесь важно быть честным: сам складской учёт и техкарты ведёт касса, а не сторонний сервис. Внешние инструменты работают с тем, что уже посчитано.

Один из практических примеров — приём заказов. Когда гость пишет в мессенджер или звонит, заказ можно сразу проводить через кассу, чтобы списание и выручка попадали в учёт без ручного дублирования. ИИ-администратор Людочка как раз работает поверх кассы (FrontPad, iiko, СБИС и других через их API): принимает заказ в чате или по телефону и отправляет его в кассу, откуда он уже попадает в складской и денежный учёт по вашим техкартам. Учёт при этом остаётся на стороне кассы — сервис лишь избавляет от ручного переноса заказов.

Мини-чек-лист запуска учёта

• Завести номенклатуру продуктов с единицами измерения и коэффициентами фасовки.
• Составить техкарты на все блюда меню, включая проценты потерь.
• Настроить связку «касса → списание со склада».
• Внести первичные остатки (стартовая инвентаризация).
• Задать график инвентаризаций и назначить ответственного.
• Раз в месяц пересчитывать себестоимость по актуальным ценам закупки.

Учёт в общепите — это привычка, а не разовый проект. Наладив дисциплину прихода, списаний и регулярной инвентаризации, вы начнёте принимать решения по меню, ценам и закупкам на основе цифр, а не интуиции. И именно тогда полный зал наконец превращается в прибыль.