Складской учёт и остатки в iiko: гайд для владельца кафе

Складской учёт в iiko — это не бухгалтерская формальность, а зеркало, в котором видно, куда утекают деньги. Разбираем по шагам: как навести порядок в остатках, провести инвентаризацию без ночёвки на кухне и перестать терять на воровстве и просрочке.

Зачем владельцу вообще лезть в склад iiko

Многие ставят iiko ради красивых чеков и отчёта по выручке, а складской модуль включают «когда-нибудь потом». В итоге касса показывает продажи, а куда делись 12 кг сыра за неделю — загадка. Между тем именно складской учёт iiko отвечает на три вопроса, от которых зависит прибыль: сколько продукта реально лежит на кухне, сколько стоит каждое блюдо в себестоимости и где деньги уходят мимо кассы.

Простая арифметика. В общепите food cost (доля себестоимости в цене блюда) обычно держат в диапазоне 25–35%. Если у вас нет остатков и техкарт, вы не знаете свой food cost вообще — то есть управляете вслепую. А потери от воровства, просрочки и «щедрых» порций в заведении без учёта легко достигают 5–8% выручки. При обороте 2 млн ₽ в месяц это 100–160 тыс. ₽, которые просто испаряются.

Правило, которое стоит повесить на кухне: продано в кассе + осталось на складе + списано по акту = закуплено. Если равенство не сходится — где-то дыра. iiko умеет считать это за вас, но только если вы кормите её честными данными.

Три кита: номенклатура, техкарты и единицы

Прежде чем гнаться за красивыми отчётами, нужно правильно завести справочники. 80% проблем с остатками — это кривая номенклатура, а не глюки программы.

Номенклатура

В iiko есть три типа элементов, и их важно не путать:

• Товар — то, что покупаете и продаёте как есть (бутылка колы, пачка чипсов). Списывается сам себя.
• Блюдо — то, что готовите по рецепту (бургер, паста). Списывается через технологическую карту.
• Заготовка — полуфабрикат, который сначала готовите, а потом используете в блюдах (соус, тесто, бульон). Одновременно и результат рецепта, и ингредиент.

Товары объединяют в группы и заводят складские единицы измерения. Тут первая ловушка: муку покупаете мешками по 25 кг, а в рецепте расходуете граммами. В карточке товара нужно задать коэффициент фасовки, иначе iiko будет считать, что вы извели 25 000 мешков муки на партию булочек.

Технологические карты

Техкарта — сердце учёта. В ней прописано, сколько граммов каждого ингредиента уходит на порцию, с учётом потерь при холодной и горячей обработке. Именно техкарта превращает «продали 40 бургеров» в «списали 6 кг котлет, 40 булок, 1,2 кг сыра». Без техкарт остатки не будут двигаться при продажах — и весь смысл учёта теряется.

Заводить техкарты муторно, но это разовая работа. Совет: начните с топ-20 блюд, которые дают 80% выручки. Остальное добьёте позже.

Приход товара: с чего начинается порядок

Остатки появляются на складе через приходную накладную. Схема простая, но дисциплина решает всё:

1. Товар приехал — кладовщик или менеджер заводит приходную накладную в iiko (раздел «Товары и склады» → «Накладные»).
2. Указывает поставщика, склад, позиции, количество и цену закупки.
3. iiko автоматически пересчитывает среднюю себестоимость и обновляет остатки iiko по каждой позиции.

Ключевой момент — заводить накладную в день поставки, а не в конце месяца пачкой. Иначе в момент продажи блюда на складе будет «минус», отчёты поедут, а себестоимость посчитается по старым ценам. Отрицательные остатки — главный симптом того, что учёт ведут задним числом.

Если работаете с ЕГАИС (алкоголь) или «Меркурием» (продукция животного происхождения), iiko умеет подтягивать накладные оттуда — это экономит время и убирает ручной ввод, где легко ошибиться в цифрах.

Инвентаризация: как считать и не сойти с ума

Инвентаризация iiko — это сверка того, что программа думает о ваших остатках, с тем, что реально лежит на полках. Расхождение и есть ваши потери (или, реже, излишки).

Как проходит инвентаризация по шагам

1. В iiko создаёте документ «Инвентаризация» по нужному складу.
2. Программа подставляет учётные остатки по всем позициям.
3. Команда физически пересчитывает и взвешивает продукты, вносит фактические цифры (удобно с терминала или мобильного приложения iikoOffice).
4. iiko показывает расхождение в штуках, килограммах и в деньгах — сразу видно, где болит.
5. Документ проводится, остатки выравниваются под факт.

Как часто и что именно считать

Норма расхождения, при которой стоит бить тревогу, — больше 1–1,5% от оборота категории. Разовый минус может быть ошибкой взвешивания. Систематический минус по одной позиции — это уже сигнал: воровство, кривая техкарта или недовес от поставщика.

Что показывают отчёты и как ловить утечки

Когда приходы, продажи и инвентаризации ведутся аккуратно, iiko выдаёт отчёты, ради которых всё и затевалось:

• Остатки на складах — сколько чего лежит прямо сейчас, в штуках и деньгах.
• Отчёт о движении товара — приход, расход, списания и остаток по каждой позиции за период. Главный инструмент поиска дыр.
• Себестоимость и наценка — реальный food cost по каждому блюду. Иногда выясняется, что «хит продаж» приносит копейки.
• Списания — бой, порча, просрочка, проработки. Списывать нужно актами, а не «в уме», иначе всё уйдёт в минус по инвентаризации и будет выглядеть как воровство.

Отдельно стоит следить за отрицательными остатками: если позиция регулярно уходит в минус до прихода — либо накладные заводят с опозданием, либо в техкарте завышен расход, либо продукт реально «мимо кассы».

Где здесь ИИ-администратор и честные границы

Сразу честно: сам складской учёт — приходы, инвентаризации, техкарты — делает iiko и ваша команда. Никакой сервис не пересчитает мешки муки за кладовщика. Что реально можно автоматизировать — это реакцию на данные, которые склад отдаёт наружу.

iiko поднимает облачное API (iikoServer/iikoCloud), через которое внешние сервисы читают остатки, стоп-листы и номенклатуру. Наш ИИ-администратор Людочка использует именно этот механизм: когда позиция заканчивается и уходит в стоп-лист, Людочка перестаёт предлагать её гостям в чате и по телефону и не даст оформить заказ на то, чего нет на кухне. Это закрывает частую боль — гость ждёт блюдо, которое давно кончилось, а потом получает отмену и злой отзыв.

Что Людочка не делает: не проводит инвентаризацию, не заводит накладные и не считает себестоимость — это остаётся в iiko. Её зона — общение с гостем и приём заказов так, чтобы они бились с реальными остатками. Учёт наводите вы, а сервис следит, чтобы фронт (продажи, заказы, ответы гостям) не расходился с тем, что показывает склад.

Практический порядок для владельца, который начинает с нуля: сначала заведите номенклатуру и единицы, потом техкарты на топ-блюда, наладьте ежедневный приход накладных, введите график инвентаризаций — и только после этого подключайте автоматизацию поверх. Порядок в данных первичен; любой ИИ поверх бардака просто быстрее покажет вам бардак.