Налоги для кафе: УСН, патент или ОСНО — что выбрать в 2026

Выбор налогового режима — это не бумажная формальность, а решение, которое каждый месяц вынимает из кассы вашего кафе десятки тысяч рублей. Разбираем УСН, патент и ОСНО без канцелярита: с цифрами, сравнением и понятным алгоритмом, что выбрать именно вам.

Открыли кафе, разобрались с поставщиками, наняли поваров — а бухгалтер спрашивает: «На каком режиме работаем?» И вот тут многие владельцы кивают наугад, а через год узнают, что переплачивали налогов на сотни тысяч. Давайте разложим по полкам, какие есть варианты и как выбрать свой.

Три режима, между которыми обычно выбирают

Для общепита реально работают три системы налогообложения. ЕНВД, если вы вдруг о нём слышали, отменили ещё в 2021 году — забудьте.

• УСН (упрощёнка) — рабочая лошадка малого общепита. Два подвида: «Доходы» (платите с выручки) и «Доходы минус расходы» (платите с прибыли).
• Патент (ПСН) — только для ИП. Покупаете фиксированный «билет» на право работать, сумма налога известна заранее и от реальной выручки не зависит.
• ОСНО (общая система) — режим по умолчанию, с НДС и налогом на прибыль. Сложный и дорогой, но иногда неизбежный.

Ещё есть НПД (самозанятость), но общепиту он почти не подходит: нельзя нанимать сотрудников по трудовым договорам и торговать подакцизным товаром вроде алкоголя. Так что оставим его в стороне.

УСН для общепита: самый частый выбор

Упрощёнка — это то, на чём работает большинство кофеен, бистро, пекарен и небольших ресторанов. Разберём оба варианта, потому что разница между ними огромная.

«Доходы» против «Доходы минус расходы»

Базовые ставки — 6% с доходов и 15% с прибыли, но регионы вправе их снижать (иногда до 1% и 5% соответственно), так что всегда проверяйте местный закон.

Правило простое: у общепита доля затрат в выручке высокая — продукты, аренда, зарплаты, коммуналка легко съедают 65–80% оборота. Поэтому чаще выгоднее «Доходы минус расходы». Грубая точка перелома — если ваши подтверждённые расходы больше 60–65% выручки, берите «минус расходы».

Ключевое слово — «подтверждённые». Расход уменьшает налог, только если у вас есть закрывающие документы: накладная, чек, акт. Закупка продуктов у частника без бумаг в расходы не попадёт, и вся выгода режима испарится. Наведите порядок в первичке до того, как выберете «Доходы минус расходы».

Лимиты и «упрощёнка с НДС»

С 2025 года правила заметно изменились. Если годовой доход на УСН переваливает за 60 млн рублей, вы становитесь плательщиком НДС — это ударило по растущим ресторанам и сетям. Общие лимиты для применения самой упрощёнки тоже выросли (порядка 450 млн рублей дохода и 200 сотрудников), но пороги индексируются, поэтому актуальные цифры на текущий год всегда сверяйте с бухгалтером или на сайте ФНС.

Патент: фиксированная сумма и простота

Патент любят за предсказуемость: заплатил один раз (или двумя частями) — и весь год работаешь, не считая налог с каждой продажи. Стоимость зависит не от вашей реальной выручки, а от «потенциально возможного дохода», который устанавливает регион, обычно с привязкой к площади зала обслуживания.

Но у патента жёсткие рамки:

• только для ИП — ООО патент недоступен;
• до 15 сотрудников;
• годовой доход по всем патентам — до 60 млн рублей;
• площадь зала обслуживания посетителей — не больше 150 кв. м на точку;
• региональные ограничения: где-то условия для общепита мягче, где-то жёстче.

Патент особенно хорош, когда точка маленькая, а выручка приличная и стабильная: тогда фиксированный платёж оказывается заметно меньше, чем 6% с оборота. И наоборот — если сезонность сильная и зимой зал пустой, вы платите за патент даже в убыточные месяцы.

Приятный бонус: стоимость патента можно уменьшить на страховые взносы — за себя и за сотрудников (с работниками — до 50%). Об этом забывают и переплачивают.

ОСНО: когда деваться некуда

Общая система нужна в основном тем, кто перерос лимиты УСН, или тем, чьи ключевые клиенты — юрлица, которым важен входящий НДС (корпоративные обеды, кейтеринг для компаний). Здесь и налог на прибыль (или НДФЛ у ИП), и НДС, и полноценный бухучёт.

Отдельно стоит знать про важную льготу: общепит освобождён от НДС при выполнении условий — доход за прошлый год не выше 2 млрд рублей, доля доходов именно от услуг общепита не меньше 70%, и средняя зарплата сотрудников не ниже среднеотраслевой по региону. То есть даже на «дорогом» режиме ресторан при аккуратном соблюдении требований может НДС не платить. Это одна из причин, по которой некоторым сетям ОСНО оказывается не так страшна, как кажется.

Сравнительная таблица

* НДС для общепита можно не платить при соблюдении условий льготы. ** Пороги индексируются ежегодно — уточняйте актуальные значения.

Как выбрать: короткий алгоритм

1. Оцените форму бизнеса. ООО — патент отпадает сразу, выбираете между УСН и ОСНО.
2. Прикиньте годовую выручку. Больше 60 млн — готовьтесь к НДС даже на упрощёнке, считайте вместе с бухгалтером.
3. Посчитайте долю расходов. Выше 60–65% и есть документы — берите УСН «Доходы минус расходы».
4. Для маленькой ИП-точки сравните стоимость патента с 6% от прогнозной выручки. Патент дешевле — берите его.
5. Проверьте региональные ставки и льготы — они реально двигают цифры.

И главное — не выбирайте режим «на глаз». Сядьте с реальными цифрами вашего заведения хотя бы за три месяца работы и посчитайте налог в каждом сценарии. Разница между удачным и неудачным выбором для кафе со средним оборотом — это легко зарплата одного повара в месяц.

Где здесь теряются деньги на самом деле

Парадокс: владельцы часами спорят про 6% или 15%, но куда больше денег утекает не через налоговый режим, а через мелочи ежедневной работы. Незакрытые расходники, которые нельзя списать. Пропущенные звонки и заявки, которые вообще не дошли до кассы. Гость написал в мессенджер в 23:40, никто не ответил — и заказ ушёл конкуренту. Никакая упрощёнка это не компенсирует.

Поэтому, наведя порядок в налогах, стоит закрыть и вторую дыру — приём заказов. Здесь помогает ИИ-администратор вроде Людочки: он отвечает гостям в чатах и по телефону круглосуточно, принимает заказы и фиксирует их без потерь. Это не про налоги напрямую, но именно недополученная выручка чаще всего и делает кафе убыточным быстрее, чем неоптимальная ставка. А чем прозрачнее у вас поток заказов, тем проще потом и бухгалтеру свести доходы для отчётности.

Коротко о главном

УСН — универсальный выбор для большинства кафе, при высоких расходах берите «Доходы минус расходы» и держите первичку в порядке. Патент — для маленьких ИП-точек со стабильным потоком. ОСНО — для крупных и для работы с юрлицами, но с реальной возможностью не платить НДС по общепитовской льготе. Считайте на своих цифрах и сверяйтесь с актуальными лимитами: они меняются почти каждый год.